Rares sont les affaires devant le Conseil de prud’hommes où l’on n’est pas confronté à une demande de paiement d’heures supplémentaires réalisées ou prétendument réalisées par le salarié.

Et dans la plupart des cas, le salarié présentera au conseil un tableau qu’il a fait lui-même à la main ou sur Excel, au fur et à mesure de la relation de travail ou au moment de saisir le CPH.

Comment, en tant qu’employeur, peut-on anticiper cette situation ? Comment réagir lorsque le cas se présente ?

Tout d’abord revenons sur quelques principes de base concernant les heures supplémentaires

Définition

Une heure supplémentaire est une heure de travail effectif réalisée à la demande de l’employeur au-delà de la durée légale du travail, soit 35 heures par semaine ou 1 607 heures par an pour les salariés annualisés.

Limite

Le nombre d’heures prévu dans le contingent annuel est défini par convention ou accord collectif d’entreprise ou d’établissement. En l’absence d’accord ou de convention, le contingent est fixé à 220 heures par salarié et par an.

Paiement

En l’absence de convention ou d’accord collectif d’entreprise, les heures supplémentaires accomplies au-delà de la durée légale hebdomadaire sont majorées de :

– 25 % pour les 8 premières heures supplémentaires travaillées dans la même semaine (de la 36e à la 43e heure),

– 50 % pour les heures suivantes.

La rémunération des heures supplémentaires peut être remplacée, en tout ou partie, par un repos compensateur équivalent.

Dans ce cas, la durée de ce repos est équivalente à la rémunération majorée. Par exemple, une heure supplémentaire payée en principe à un taux majoré de 50 % donne lieu à un repos compensateur équivalent (soit 1 heure 30).

Régime fiscal et social 2020

Les heures supplémentaires effectuées en 2020 sont exonérées de l’impôt sur le revenu dans une limite de 5 000 € par an. Les heures supplémentaires au-delà de ce plafond seront soumises à l’impôt.

Les heures supplémentaires effectuées en 2020 sont exonérées des cotisations salariales d’assurance vieillesse de base et complémentaire dans la limite de 11,31 % du salaire.

En matière de suivi et de contrôle du temps de travail, le Code du travail prévoit dans ses articles L3171-1 à L3171-3 que :

 – L’employeur affiche les heures auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et la durée des repos.

Lorsque la durée du travail est organisée sur une période supérieure à la semaine (cas de l’annualisation du temps de travail, par exemple), l’affichage comprend la répartition de la durée du travail dans le cadre de cette organisation.

La programmation individuelle des périodes d’astreinte est portée à la connaissance de chaque salarié dans des conditions déterminées par voie réglementaire.

 – Lorsque tous les salariés occupés dans un service ou un atelier ne travaillent pas selon le même horaire collectif, l’employeur établit les documents nécessaires au décompte de la durée de travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective, pour chacun des salariés concernés.

Le comité social et économique peut consulter ces documents.

 – L’employeur tient à la disposition de l’agent de contrôle de l’inspection du travail les documents permettant de comptabiliser le temps de travail accompli par chaque salarié.

L’article L3171.4 du Code du travail dispose que :

« En cas de litige relatif à l’existence ou au nombre d’heures de travail accomplies, l’employeur fournit au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié.

Au vu de ces éléments et de ceux fournis par le salarié à l’appui de sa demande, le juge forme sa conviction après avoir ordonné, en cas de besoin, toutes les mesures d’instruction qu’il estime utiles.

Si le décompte des heures de travail accomplies par chaque salarié est assuré par un système d’enregistrement automatique, celui-ci doit être fiable et infalsifiable. »

Concrètement, il appartient dans un premier temps au salarié, de fournir préalablement au juge des éléments suffisamment précis de nature à simplement étayer sa demande quant aux horaires effectivement réalisés selon lui.

C’est-à-dire que le Code du travail n’exige pas du salarié qu’il prouve qu’il a effectivement réalisé des heures supplémentaires ; il lui demande simplement d’étayer la demande.

Ces éléments doivent cependant être suffisamment précis (d’où les décomptes hebdomadaires établis à la main ou par ordinateur) pour permettre à l’employeur de répondre en toute connaissance de cause.

Dans un second temps, il appartient à l’employeur de se positionner et de répondre en connaissance de cause, en fournissant à son tour ses propres preuves qu’il se doit impérativement de verser aux débats.

Contrairement au salarié qui doit simplement étayer sa demande, l’employeur doit prouver que le salarié n’a pas réaliser d’heures supplémentaires, ou que celles-ci ont été récupérées ou justement payées.

C’est à ce stade que le suivi des temps de travail par l’employeur est très important car il permet de réfuter les demandes formulées par le salarié.

L’employeur ne peut se contenter de simplement critiquer et contester les éléments de preuves du salarié et notamment leur caractère unilatéral.

A défaut de nourrir les débats au soutien de sa propre thèse, l’employeur s’expose à voir accueillie la demande du salarié quand bien même celle-ci ne serait étayée que par un faisceau d’indices d’une faible valeur probante.

Au regard des dispositions légales, il est donc primordial pour tout employeur de suivre avec la plus grande attention le temps de travail effectués par les salariés, quand bien même cela devrait aboutir à payer des heures supplémentaires (sauf si elles sont récupérées).

Dans le cas contraire, l’employeur s’expose à une condamnation devant le Conseil de prud’hommes à devoir payer des heures supplémentaires sur une durée de trois ans (durée de la prescription en la matière) pour le salarié contestataire, mais aussi vraisemblablement pour tous les salariés qui auront eu vent de la décision favorable au salarié.